Творческий отчёт перед населением: важные моменты организации

     Всё новое, как известно, хорошо забытое... старое. В библиотечном деле незаметно так возрождаются старые формы работы. Под новым соусом. 

  Раньше как было - встретились в библиотеке, поговорили, рассказал библиотекарь о книгах, Ленинских заветах и коммунистических стройках века и все довольны. Отчитались.

     Теперь мы знаем много иностранных слов - паблик рилейшнз, менеджмент, маркетинг. И отчёт перед населением встаёт перед нами в виде рекламного, имиджевого мероприятия. А по сути? Встретились в библиотеке, поговорили, рассказал библиотекарь о книгах, читателях, посмотрели фото, видео  и все довольны. Отчитались.

   И вместе с тем меняются времена, меняются люди. Как методист считаю, что нужно несколько прояснить этот вопрос для современных библиотекарей. Перед вами -  методическая консультация на тему "Творческий отчёт перед населением". 

Что-то я взяла из профессиональной литературы, что-то из Интернета, что-то поясняю от себя. (очень мне помог блог "Библиокомпас" библиотеки №4 г.Михайловки, благодарю коллегу Людмилу Лоневскую и ниже даю ссылку, где взяла материалы)

   Творческий отчёт перед населением – форма комплексного просветительского мероприятия библиотеки. Проводится в январе-марте текущего года. На мероприятие приглашаются читатели, жители зоны обслуживания библиотеки, журналисты, коллеги, представители  сельисполкома, руководство центральной библиотеки и тех организаций, с которыми библиотека тесно сотрудничала в отчетном году.

 Цель проведения подобных мероприятий – донести в яркой, эмоциональной форме как работает библиотека, показать, что интересного произошло в библиотеке, чем порадует и какие планы она строит, вообще – «чем живет и дышит». Любой из присутствующих может задать вопрос, выступить со своим мнением, поделиться впечатлениями о мероприятиях библиотеки, на которых он побывал.

Отчет перед населением – один из ответственейших видов отчетности, так как учреждение культуры отчитывается перед теми, для кого непосредственно ведет всю культурно — досуговую и просветительскую деятельность. И если в отчетах можно написать много всего, то население не обманешь. Сегодня нет стандартных требований к проведению такого отчета, а потому каждое учреждение культуры самостоятельно выбирает форму и содержание отчета, исходя из своеобразия и особенностей учреждения.

Творческий отчет должен решать следующие задачи: демонстрировать лучшие образцы работы учреждения культуры; оценивать итоги работы за прошедший период; пропагандировать и рекламировать деятельность учреждения культуры; создавать имидж и положительную репутацию; привлекать новых участников, посетителей, потребителей услуг, спонсоров, меценатов, благотворителей; демонстрировать передовые формы и методы работы, инновационные мероприятия.

Организация творческого отчёта включает:

- подготовительный этап:

ü выбор формы творческого отчёта (концерты, спектакли, творческие встречи, вечера отдыха, открытые уроки, мастер-классы, отчётные мероприятия участников любительского объединения;  совместный концерт с клубом;  сход граждан; родительское собрание и другие комплексные мероприятия)

ü выбор даты, места встречи,

ü вывешивается объявление,

ü высылаются приглашения,

ü пишется сценарный план,

ü готовится пространство (оформляются стенды с фотографиями, выставки новых поступлений, украшается зал  или сама библиотека и т.д.)

ü проводятся репетиции.

-  Само мероприятие с использованием спектра форм просветительской деятельности.

Какие темы предпочтительно осветить:

ü для кого библиотека работает – краткая история библиотеки, зона её обслуживания, в каких деревнях есть читатели, сколько их. Какие формы используются – стационарные (обратить внимание на расписание работы библиотеки) и работа вне стен библиотеки – где, когда, для кого (не говорить о внестационарном обслуживание – эти слова людям непонятны) .

ü можно рассказать о читателях с точки зрения их возрастов – сколько детей, сколько молодых людей, людей в бархатном периоде жизни (пенсия). Потом отметить лучших читателей года, вручить им подарки, попросить рассказать о том, что значит библиотека в их жизни, сколько лет они посещают именно эту библиотеку, какие книги рекомендуют прочитать (заранее можно оформить выставку этих книг)

ü какие богатства хранит библиотека – нужно раскрыть по максимуму фонды – новые поступления, тематические подборки ( в том числе и по возрасту – книги для маленьких, для подростков и т.д.; и по увлечениям – кулинарам, рукодельницам хэнд-мэй, цветоводам и др.)

ü обязательно рассказать какие УСЛУГИ оказывает библиотека – что можно увидеть, узнать, посмотреть, с кем и когда пообщаться и на какие темы; что можно делать бесплатно, на что есть прейскурант (платные услуги). Только говорить нужно не перечисляя услуги, а рассказывать о них. Здесь уместно будет заранее подготовить краткую листовку об услугах и раздать людям.

ü не менее главный аспект - с кем библиотека сотрудничает и каким образом (помощь друг другу, совместные мероприятия, информационная помощь и т.д.) – творческие коллективы, писатели, поэты (и местные и приезжие), сами читатели (их творчество в библиотеке), клуб, школа, сельисполком,  учреждения здравоохранения, приходы церквей и др.

ü как вариант сотрудничества – мероприятие с участием представителей вышеназванных учреждений.

- заключительный этап (презентация направлений работы библиотеки на год, запись новых читателей, запись в Книгу отзывов читателей, информация о мероприятии высылается в СМИ). Кроме положительных эмоций каждый из гостей просто обязан получить на память сувенир – улыбку библиотекаря.

7 важных моментов в организации творческого отчёта:

взято у коллеги по этому адресу

1) Творческий отчет тем и отличается от обычного, что требует творческого подхода, предоставления информации о работе в нетрадиционном ключе. Можно приглашать выступать (в паузах) певцов и музыкантов, это украшает отчет, переключает внимание, люди не только воспринимают информацию, но и отдыхают. Творческий подход может отразиться в самом сценарии, манере и форме его подачи (можно в сказочном ключе, приключенческом разработать сценарий). Оформление - традиционное (выставки, баннеры). Хороша была бы и стендовая презентация отчета.

2) В отчете главная цель – донести до жителей в яркой, эмоциональной форме – как работает библиотека, что интересного за год в ней произошло, что она планирует, чем порадует читателей и жителей города в ближайшем будущем. Обязательно нужно говорить о перспективах, планах – что важное ожидает библиотеку, к чему она готовится и можно уже нацеливать читателей и горожан на эти перспективные мероприятия. Эмоциональному восприятию отчета будет способствовать компьютерная презентация, видеоролики о наиболее интересных событиях в жизни библиотеки.

3) Самое главное – создать атмосферу доброжелательности, доверительности, сердечности, творческого общения. Обязательно – с любовью, добрыми пожеланиями – рассказать о тех организациях и людях, с которыми библиотека в течение года тесно сотрудничала. Помимо добрых слов о них можно вручить им Сертификаты признательности.

4) Обязательно, помимо информации о своей проделанной работе, нужно дать для присутствующих (читателей, горожан, руководителей) информацию о новинках (к примеру, литературно-рекомендательный альманах «Встреча с новой литературой»).

5) Хочу обратить внимание на выставку-отчет «Знакомьтесь: мы работаем для Вас!»

а) планы и отчеты библиотеки (здесь могут быть красочно оформленные программы, проекты, планы (разные: годовой, перспективные, по отдельным направлениям), отчеты (тоже разные: основной, по библиографии, по работе с молодежью, по краеведению, работе с детьми и т.п.)

б) информация о нас и нашей работе  (представлена рекламная продукция о библиотеке, её услугах, различные тематические папки). Папка-досье «Поставить всех в известность о себе»: Библиотека ….. в материалах прессы и Интернета в … году» , где собираются вырезки статей из местных газет, распечатка материалов о мероприятиях.

в) издательская  деятельность  библиотеки  (всё, что за год выпустили: информационно-библиографические пособия, списки, буклеты, листовки, дайджесты, памятки и т.п.)

г) сценарии, разработки (сценарии собственных мероприятий - вечеров, деловых игр, бесед, викторин, библиотечных уроков и др.)

Ориентирована эта выставка-отчет, в первую очередь, на библиотекарей и руководство.

6) Обязательно присутствие руководства на отчете (от председателя сельисполкома, директора центральной библиотеки, методиста, до библиотекарей сети). Ведь творческий отчет – это своего рода «живая» передача опыта библиотеки, анализ работы, рассказ  об удавшихся, лучших  мероприятиях, а также что не получилось и почему. И еще: в конце отчета – обязательное предоставление слова всем желающим: и руководству, и коллегам-библиотекарям, читателям. Желательно пригласить представителей прессы, ТV, чтобы потом появилась статья или репортаж о творческом отчете, произошло его освещение в печати. Это также может вызвать интерес к библиотеке и притоку новых читателей.

7) Во всех отношениях – творческий отчет перед населением - мероприятие полезное для библиотеки. Укрепляется позитивный имидж среди горожан и читателей, растет авторитет среди коллег-библиотекарей, начальство положительно оценивает работу, т.к. само всё визуально увидело.

Вывод: творческий отчет, проведенный ярко, интересно, завлекающе, позволяет привлекать в библиотеку новых читателей, позиционировать её как культурно-досуговое учреждение с высоким уровнем культуры, где можно с интересом и пользой провести свободное время; показать, раскрыть все достижения  и положительные моменты в работе библиотеки. Думаю, что сегодня эта форма продвижения библиотеки в мультикультурную среду местного сообщества как никогда востребована.

Примерные сценарные планы творческого отчёта:

Праздник книги и библиотеки: "Радуга творчества, или Душой исполненный полёт".

- беседа-информация: "Экскурс в историю: как была основана наша  библиотека",  

-беседа-реклама: "Путь длиною в  ….лет: библиотека сегодня",

- видеообозрение: "Калейдоскоп интересных дел" (массовые мероприятия за год);

- День информации для читателей: "С печатной строкой наедине", в который вошли:  а)"Журнальный  коктейль":  (по  страницам  лучших  периодических         изданий    года);   б) Книжное  экспресс-ревю:  "Чудо  на  книжной  полке: лучшие   книги  года";   в) Библиовикторина: "Знаете  ли  Вы  свою  библиотеку?"

- В заключение Праздника книги и библиотеки -  награждение лучших читателей.

К Празднику были оформлены выставки: "Пёстрый мир книжных новинок", "И все журналы в гости к нам", "Создано в библиотеке" (интеллектуальная продукция библиотеки).

Круглый стол «Мы работаем для вас!»  

  -вступительное слово о  библиотеке,  ее работа  в  году;

- видеопоказ: «Мы в работе не скучаем»  (самые интересные массовые мероприятия библиотеки). Здесь рассказывается о наиболее удавшихся мероприятиях  года  и демонстрируются отрывки из видеофильмов, фотографии с  этих мероприятий;

- час интересных фактов: «Открываем богатство журнального царства: лучшие журналы  года»;

книжное ревю: «С книгой я живу как в чуде...: лучшие книги  года». 

- Бенефис Читателя «Чтение – праздник  души».   Бенефис открывается  представлением читателя и человека; анализ читательского формуляра бенефицианта. За последние три года сколько прочтено. Круг чтения - и отраслевая литература и художественная. Предпочтения, вкусы, жанры.  Любимые книги,  писатели, поэты, роль книги в жизни.  Экспресс-обзор выставки бенефицианта:  «Лучше друзья души моей - книги», разделы: «Мои любимые книги», «Помощники в работе и жизни», «Рекомендую прочитать», «Уголок радости и добра: из домашней библиотеки».

   К Творческому отчету  оформляются: выставка-совет: «Планета Периодика: лучшие журналы года»;  выставка-реклама: «Откройте Вселенную книг!  Лучшие книги года».