Планирование деятельности сельской библиотеки. Рубрика «Инновационные технологии в библиотечном деле». Часть І

       

     Начиная новую рубрику блога "Инновационные технологии в библиотечном деле", хочу начать наш разговор с планирования. Работа над "Планом работы" - что может быть интереснее? Если вы сельский библиотекарь - поздравляю! Ваш будущий план - творческая составляющая жизни всего села. Не более и не менее. А чтобы эта составляющая была максимально приближена к жизни сельского сообщества, необходимо чётко обозначить перспективы, наметить цели и задачи библиотеки. 

В следующих сообщениях мы обязательно коснёмся всех разделов плана и их наполнения, а сейчас я хочу несколько слов сказать о требованиях к структуре и правилам оформления плановых и отчётных документов в библиотеке.

Чего греха таить, многие библиотекари составляют замечательные по содержанию планы работы, но иногда документы составлены с ошибками - стилистическими, орфографическими, грамматическими. В планах нет единства шрифтов, форматов и т.д.

Давайте исправим эти оплошности и сделаем наши планы работы удобными для чтения.

Сегодня рассмотрим некоторые нормы и правила оформления документов.

Замечу, что в каждой отдельной библиотечной системе свои требования, а мои методические рекомендации данного поста носят рекомендательный характер.  

Итак,  Общие нормы и правила оформления документов.

  Все виды документов оформляются на бумаге определённых размеров - форматов, соответствующего качества. Для оформления деловых документов в основном используется формат А4. Применение этого стандарта обеспечивает экономию бумаги, даёт возможность более качественно оформлять документацию. Документ должен быть выполнен любым печатным способом с использованием компьютера и принтера на одной стороне листа белой бумаги через 1 междустрочный интервал.

 Цвет шрифта – чёрный, размер шрифта – кегль  12 шрифт  Times New Roman. 

Разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определённых терминах, формулах, применяя шрифты разной гарнитуры.

Вне зависимости от способа выполнения документа качество напечатанного текста и оформления иллюстраций, таблиц, распечаток, ксерокопий должно удовлетворять требованию их чёткого воспроизведения.

Согласно ГОСТ  6.30-97 для текстовых документов предусматриваются поля следующих размеров: левое -  30 мм, правое -  10 мм, верхнее -  15 мм, нижнее -  20 мм.

В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются.

Титульный  лист  включают в общую нумерацию страниц, но номер не проставляется.

Приложения включают в общую нумерацию.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии 10 мм от верхнего обреза.

Номер страницы пишется без знаков препинания и других сокращений например - стр. или с. и знаков тире - .

При оформлении дат все элементы приводятся одной строкой: например, 1 сентября 2014 года пишется - 01.09.2014.

Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчётном 2013/2014 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 - 2010 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2014 году). Если, кроме года, указывается число, месяц, то слово «год» пишется сокращённо, с точкой (например, в январе 2014 г.; в первом квартале 2014 г.).

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговорённые нормативными документами.

Приведём примеры:

Слова при географических названиях: город - г., деревня - д., посёлок - п.

Слова при фамилиях: товарищ -т., господин - г-н, начальник - нач., заведующий - зав.

Слова, употребляемые  при  цифрах: пункт 3 - п. 3, рисунок 5 - рис. 5, раздел 2 - разд.2

Слова при указании денежных единиц: рубль - р., тысяча рублей - тыс. р., миллион рублей – млн. р.

Слова, сокращение которых пишется через дефис: район - р-н, хозяйство - хоз-во, количество - кол-во.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее - и т.д., и тому подобное - и т.п., и другие - и др.

Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения непосредственно после первого упоминания полного написания сокращённого слова или словосочетания. Например: в сельской библиотеке - в с/б, сельский филиал - с/ф.

 Не допускаются следующие сокращения: ед. изм. - единица измерения, напр. - например, т.г. - текущего года, с.г. - сего года, т.н. - так называемый, т.о. - таким образом.

В текстовом документе  для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей применяют таблицы. Название таблицы должно отражать её содержание, быть точным, кратким,  с чётким графическим обозначением строк и столбцов. Размещается название над таблицей слева. Таблицы нумеруют. Если таблица в тексте не одна, то они должны быть обозначены: «Таблица 1».

Размещение таблицы рекомендуется выполнять или непосредственно под текстом, где она  встречается впервые или в Приложении к документу. Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (табл. 1.4), слова типа «смотри», «см.» при этом не пишутся. Если цифровые или иные данные в строке таблице не приводят, то в ней ставят прочерк. Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.

В следующий раз мы рассмотрим Основные виды документов, регламентирующие библиотечную деятельность.

До новых встреч!