Библиотечная статистика – один из важнейших элементов планирования

  Доброго всем утра! Продолжаю добавлять материалы в рубрику "Инновационные технологии в библиотечном деле". Сегодня поговорим о статистике. Мы все знаем, что в практической деятельности библиотек ежедневно происходит сбор и обработка показателей работы, которые на начало года отражаются в бланке формы №6-нк. На основе данных этих бланков составляются сводные годовые сведения о библиотеках системы Министерства культуры Республики Беларусь за год.

Думаю, что ни для кого не секрет, что переход от финансирования по факту существования библиотеки к финансированию, ориентированному на конечный результат, вынуждает нас более эффективно использовать имеющиеся ресурсы и одновременно заставляет по-новому взглянуть на статистику в каждой конкретной библиотеке.

Рассмотрим некоторые вопросы оптимального и объяснимого планирования основных контрольных показателей  -  количественных и качественных.

Расчёт показателей годового плана.

     В библиотечном деле выделяются количественные и качественные показатели. Количественные определяют, сколько единиц в абсолютном выражении планируется выполнить. Например, сколько экземпляров и названий новой литературы должно поступить в фонд библиотеки, сколько читателей будет записано и обслужено в библиотеке, сколько массовых мероприятий проведет библиотека и т.д. Качественные или относительные показатели – это обращаемость, документообеспеченность, посещаемость, читаемость.

     Причем именно качественные показатели важны для правильного планирования, поскольку определяют уровень возможностей и эффективности работы библиотеки. Все показатели взаимосвязаны и снижение одних приводит к диспропорции в развитии библиотеки.
В каждой библиотеке есть, как минимум, две базовые величины, от которых производятся все остальные. Это – количество приобретаемых документов и количество читателей, намечаемых для привлечения в библиотеку и обслуживания.

      Основой расчета служат величины, определяемые в зависимости от целей, задач и возможностей библиотеки. Поэтому ежегодно библиотекарь должен при планировании ответить на вопрос: насколько актуальна для него задача привлечения к постоянному чтению читателей, и сколько их он может обслужить. Если есть возможность подсчитать стоимость обслуживания одного читателя, одной книговыдачи и одного посещения, то можно рассчитать, какое количество читателей можно обслужить в пределах выделяемых сумм.
      Вторым базовым абсолютным показателем служит количество приобретаемых книг и иных документов по названиям и экземплярности. Планировать его  библиотекарю из библиотеки-филиала достаточно трудно, но можно исходить из показателей прошлого года, учитывая изменение библиотечной политики региона.

         Количество читателей и приобретаемых документов планируется в абсолютных цифрах, а вот остальные контрольные показатели находятся в зависимости от качественных.

      Расчёт основных контрольных показателей (число читателей, число книговыдач, число посещений, фонд библиотеки и другие) вроде не  представляет никакого труда для библиотекарей, однако анализ плановых и отчётных цифр, как по отдельным библиотекам, так и при сравнении официальной статистики, иногда показывает снижение качественных показателей - обращаемости, читаемости, посещаемости. Почему это происходит?

  Напомню некоторые аспекты планирования показателей библиотечной статистики.

     В основе современной библиотечной статистики лежит учёт. Ежедневный учёт заключается в регистрации библиотечных процессов и операций в принятых в библиотеке документах по единым единицам учёта. На его основе осуществляется статистический учёт, который представляет собой количественные показатели работы библиотеки, суммируемые в единых формах учёта (движение фонда, количество пользователей, выдач, посещений, просветительская информационная работа). На основе абсолютных показателей планируются и рассчитываются средние показатели, характеризующие различные библиотечные процессы: читаемость, посещаемость, обращаемость, документообеспеченность.

Учёт пользователей определяет количество человек, которые пользуются книгами в библиотеке. Единицей учёта служит формуляр читателя, форма учёта – дневник библиотеки – Часть 1. Единицей учёта посетителей просветительских мероприятий является лицо, посетившее мероприятие и зарегистрированное  в документах, принятых в библиотеке, форма учёта – дневник библиотеки – Часть 3.

На оптимальное количество читателей,  которое может обслужить библиотека, влияет  количество жителей в зоне обслуживания (Как рассчитать эту цифру я писала ЗДЕСЬ),  подготовка персонала, комплектование и финансирование библиотеки, её пропускная способность. При низком проценте охвата населения необходимо продумать как этот показатель повысить.

При планировании числа пользователей анализируются показатели Плана библиотечного обслуживания населения (для сельской библиотеки). Процент охвата населения у каждой библиотеки различен, как различно и количество проживающих в зоне обслуживания.

Кроме того, существуют нормы нагрузки на одного библиотекаря.

Учёт выдачи определяет количество
произведений печати, выданных пользователям за определённый период. Основой учёта выдач служат записи в формуляре читателя,  за единицу выдачи принимается: для книг - экземпляр, для журналов - подшивка, для газет - комплект. Для подсчёта общего количества книговыдач суммируется  число выдач по всем подразделениям библиотеки, форма учёта – дневник библиотеки – Часть 2.

 Расчет книговыдачи зависит от планируемого числа читателей и показателя читаемости. Средняя читаемость среди детей-читателей  равна 22 ед., взрослых – 15-18 ед. Следовательно, если библиотекарь планирует обслужить 300 читателей - детей, то годовая книговыдача = 300 · 22= 6600 ед., у взрослых это будет цифра  4500- 5400.

Учёт посещений  проводится путём подсчёта формуляров читателей, приходивших в течение дня, месяца, года; форма учёта – дневник библиотеки – Часть 1.

Расчёт количества посещений  = Ч · Ср. пос. Средняя посещаемость взрослых по библиотекам  равна 8. Планируемое количество посещений = 300 · 8 = 2400. Средняя посещаемость детей приравнивается к 12 (ребёнок должен посещать библиотеку ежемесячно). План - 300 · 12 = 3600

Показатели состояния фондов (движение фонда библиотеки) даёт количественную характеристику фонда, позволяет выявить тенденцию его движения за определённый период времени. При планировании работы с фондом необходимо учесть количество выписанных изданий в библиотеку, количество изданий, которые будут подготовлены к списанию.

Расчёт средних показателей на будущий  год (читаемость, обращаемость, посещаемость, документообеспеченность) проводится библиотекарем, исходя из достигнутого, т.е. выполненных цифровых показателей с учётом нынешних реалий.

Документообеспеченность (К) - среднее количество книг, приходящихся на одного зарегистрированного пользователя. Исчисляется путём деления количества книг, имеющихся в библиотеке на конец года (Ф), на число зарегистрированных пользователей (А).

К =  Ф : А 

Показатель документоообеспеченности характеризует величину книжного фонда в отношении к числу читателей, т.е. его достаточность. Документообеспеченность сельской библиотеки должна составлять не более 20 экземпляров на пользователя, городского филиала – до 15 документов на пользователя.  Высокая документообеспеченность (больше 25 экз.) говорит о недостаточной работе по очистке фонда от устаревшей, ветхой, дублетной литературы.

Высокие читаемость, обращаемость и документообеспеченность доказывают достаточно эффективное использование фонда.

Низкая читаемость и обращаемость при высокой документообеспеченности определяет тот факт, что состав фонда не соответствует потребностям читателей, а реклама фонда не ведётся на должном уровне.

Низкая обращаемость при высокой читаемости и документообеспеченности показывает, что фонд перенасыщен изданиями и имеет значительную хронологическую глубину.

Высокая обращаемость при низкой читаемости и документообеспеченности не позволяет говорить об эффективном использовании фонда и его качественной рекламе.

Практика работы показывает, что библиотека сможет более эффективно работать, если достигнет следующих показателей:

 В процентном соотношении фонд библиотеки (по рекомендации ИФЛА) должен соответствовать следующим нормам: 10% изданий последних 2-х лет, 30-40% изданий последних 5-ти лет, 5% от общего фонда изданий  текущего года, и примерно 40% изданий, составляющих художественную ценность.

Очень важен показатель обновляемости фонда, то есть соотношение между поступлением новой литературы и списанием устаревшей или изношенной. Библиотековеды из Российской национальной библиотеки предлагают определение оптимального количества новых поступлений, исходя из годовой книговыдачи.

Формула вычисления: количество книговыдач • 3,8 : 100.

По рекомендации ИФЛА обновление фонда – в сельской местности – 0,2 книги на год на 1 жителя, в городах – 0,35 книги в год на центральную библиотеку.

Поступление периодики в сельской местности – от 15 названий газет и журналов в год на библиотеку, в городах – до 150 названий газет и журналов в год на центральную библиотеку.
Читаемость (Ч) - среднее число книг, выданных одному читателю в год, исчисляется путём деления количества выданных за год книг (В) на число читателей, зарегистрированных за год (А).  Ч = В : А  Показатель читаемости характеризует интенсивность чтения и разумно ориентироваться на  норму 15-18 книг в год в сельской местности,10-15 книг в год в городе,  для читателей-детей норма может быть выше.

Посещаемость (Пос) - среднее количество посещений , приходящихся на одного читателя в год. Исчисляется путём деления числа посещений за год (П) на число читателей (А).  Пос = П : А  Показатель характеризует активность посещения читателями библиотеки и должен составлять в сельской местности 12-14 раз в год, для читателей-детей может быть более 15 раз, в городе – 5 раз в год и более, для детей – более 12 раз.

Посещение массовых мероприятий в норме должно быть в сельской местности – 15% от общего числа пользователей и более, в городах – 10% и более.
 Обращаемость (Об) - среднее число выдач, приходящихся на единицу фонда. Исчисляется путём деления количества книговыдач за год (В) на количество документов, значащихся на конец года (Ф). Об = В : Ф   Показатель обращаемости характеризует степень использования книжного фонда и в норме должен составлять в сельской местности 0,6-0,9 раз, в городе – 1,5 раза и выше. По действующей закономерности, при уменьшении документообеспеченности увеличивается норма обращаемости. Это, прежде всего, зависит от состояния фонда библиотеки - его очищения, сохранности и других факторов.

Именно эти основные показатели деятельности являются по сути, экономическими и служат отправной точкой для финансирования библиотеки.

Думаю, что данный процесс планирования поможет скорректировать ваши действия для более эффективной и экономной деятельности.

Сопоставление абсолютных и средних показателей библиотеки за несколько лет помогает библиотекарю выявить тенденции и определить, исходя из данных о развитии территории (социальных, демографических, экономических) и данных о библиотеке, прогнозы её развития на среднесрочную (3-5 лет) и долгосрочную (5-7 лет) перспективы.

До встречи! В следующий раз поговорим о разделах плана сельской библиотеки.